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高效制作标书,超实用Word排版技巧分享!

发布:2023-07-26 11:21:42 阅读:137

说到Word使用大家再熟悉不过,而小白和大神最明显的区别在于“效率”,其中有很多隐藏技能常用于编制标书,简直不要太好用,今天小编就给大家分享一篇超实用Word排版技巧分享,下面跟随小编一起来看看吧。


一. 快速选中文字 (常应用于招标文件解析 标记重点)

鼠标放在左侧页边距:单击可选中整行文字;双击可选中整段文字;三击可选中整篇文字(全选一般习惯使用快捷键Ctrl + A)。

按住Ctrl(Command)键再点击文字,可选中不连续的多个文字;按住Alt(Option)键再点选文字,可选中矩形区域内不同行的文字。

按住Shift键再点选另外一个位置,可以选中光标间的所有文字。


二. 快捷使用格式刷 (常应用于大纲级别标题外的特殊格式)

众所周知,Ctrl + C是复制,Ctrl + V是粘贴。

→ 快捷格式刷如下:

键盘流 Ctrl + Shift + C 完成 复制格式,Ctrl + Shift + V 完成 粘贴格式。

如果习惯鼠标流,可以直接点击格式刷。→ 连续多次使用格式刷如下:双击格式刷可以记住格式,连续对多段文字内容进行格式设置,按ESC键或者鼠标再点击一下格式刷,即可解除格式刷记忆。


三.表格跨页生成表头 (常应用于设备仪器表/报价表等 多页大表)

如果Word中插入的表格较长,会有跨页的情况,这时候需要在每一页自动生成表头。

操作技巧:选中表头 - 表格工具 -【布局】-【数据】-【重复标题行】。


四.快速换页 (常应用于以标题划分章节 增删内容无影响)

鼠标流:插入分页符;

键盘流:Ctrl + 回车;

操作技巧:在需要换页编写新章节时不要直接回车到下一页,若前面内容改动会对后面造成影响,而以上两种换页方法均不会受到影响。

注意:️如果要将正文与目录真正分隔开,不能用分页符,而应是分节符。


五.调整编号与文本间距 (常应用于序号列表的排版美观)

Word中常出现编号与正文之间过大的间隔距离,由于自动编号苦于无法调整?

操作技巧一:只需拖拽标尺上的缩进工具就可以轻松解决;

操作技巧二:选择编号,右键 -【项目符号和编号】-【自定义】- 可调整编号及文字位置;或(WPS)右键 -【调整列表缩进】- 可调整编号及文字位置;或通常在【编号之后】下拉框中选择【无特别标示】,单击“确定”即可。


六.多文档快速比对 (常应用于多份标书文件的比对)

在没有开修订功能的情况下修改了文档,可以使用比较文档功能完成修改内容的比对。

操作技巧:打开【审阅】-【比较】-【比较文档】- 设置原文档和新文档,然后Word就会自动比较并用修订功能标出所有的不同。


七.同一文档分屏对照 (常应用于文件内对照标书要求参考等)

标书文件通常为长文档,常常需要来回滚动鼠标滑轮或界面右侧的滚动条,对照参考文档内容,如此反复,非常麻烦。

操作技巧:点击【视图】-【窗口】-【拆分】,将文档分为上下两个窗口,进行独立滚动,而不再需要来回折腾。


八. 快速“查找”定位 (常应用于定位标书中的某些关键词)

操作技巧:点击【开始】-【编辑】-【查找】按钮或快捷键Ctrl+F,打开“导航”对话框,输入关键词条,即可快速查找并定位词条位置,节省大量时间。


九. 交叉引用 (常应用于标书的评标定位 如评分表等)

首先确定插入点:在合适的位置输入“需要定位的内容/标题”字样,然后依次单击【插入】-【引用】-【交叉引用】菜单命令。

选择引用内容:在打开的【交叉引用】对话框中,选择【引用类型】和【引用内容】,设置后选择定位内容,最后依次单击【插入/关闭】按钮即可建立引用。

脚注、尾注同样操作,先插入,后引用。


十.Word快速截图 (常应用于标书中实时查询类素材截图)

标书中常有实时查询类素材无法调取既往素材,我们通常借助第三方软件截取、保存、再插入文档,而Word自带的截屏功能往往被忽略了。

操作技巧:点击【插入】-【屏幕截图】按钮,在“可用的视窗”中选择桌面现有的窗口截图或者单击“屏幕剪辑”进行屏幕截取。


十一.图文混合排版 (常应用于方案附注解 多图文内容排版)

操作技巧:图片格式采用嵌入式,并居中设置。如需对文本内容附注说明,不要用衬于文字上方、下方、文字中间(特别是低版本的Word)等这样的格式。这种情况可以利用表格,将图片插入表格所需要的位置,再将表格的边线设为无即可。

十二. 添加文档封面 (常应用于需要打印装订的标书文件)

操作技巧:如果需要打印,我们需要在封面后面插入一个空白页当作封二,避免装订的时候目录页直接装订在封面背后。


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